Comment améliorer sa Prise de RDV ?

 La Prise de RDV par téléphone est l’une des techniques de prospection commerciale parmi les plus efficaces mais également l’une des plus redoutées. Malgré de nombreux détracteurs notamment depuis l’avènement du web-marketing et de toutes ces techniques d’automation marketing, la téléprospection reste un très bon canal de prospection. A condition de savoir s’y préparer un minimum.

Prise de RDV téléphonique, les évidences à rappeler

Quel est votre but ? Obtenir un Rendez-vous qualifié.

Mais qu’est-ce qu’un RDV qualifié ? C’est un entretien physique ou à distance pendant lequel 2 parties se rencontrent et échangent sur un ou des sujets tout en sachant pourquoi elles se rencontrent.

Cette première définition peut déjà à elle seule changer complètement votre vie de commercial et considérablement améliorer votre prise de rendez-vous. C’est exactement la différence entre un RDV « Perte de temps » et le début d’une relation commerciale. Votre interlocuteur doit comprendre parfaitement le but de votre visite et s’y préparer. 

Pour arriver à cela, vous devez commencer par définir des critères précis et réalisables. En effet ces critères définissent en règle générale que votre RDV soit avec un décisionnaire, éprouve un besoin à court terme, à long terme. En étant précis sur ces critères votre prise de Rendez-vous s’améliorera ainsi que la qualité des Rendez-vous que vous obtiendrez. 

Préparer sa Prospection téléphonique

Ce qui sa suivre peut vous sembler très réducteur, voire même inconcevable ou totalement idiot. Après avoir composé le numéro de votre suspect*, vous allez vous présenter, présenter la société que vous représentez mais qu’allez-vous dire concrètement après ?

*le prospect est un suspect ayant éventuellement un besoin identifié

La première chose à faire est en effet de préparer et de roder son discours afin d’être le plus fluide possible. Dans la réalité, un certain nombre de commerciaux perdent déjà la partie à ce stade (et cela n’a même pas duré 30 secondes). Comme cela peut ne pas être un réflexe il faut se préparer en amont. Si vous êtes préparés vous saurez quoi dire, quand le dire et surtout comment le dire à votre interlocuteur afin d’obtenir un Rendez-vous.

Nombreux sont les commerciaux et les téléopérateurs avouant devoir batailler encore et encore afin d »arracher » un « oui » pour confirmer un RDV, qui bien souvent ne sera pas honoré. Imaginez l’impact que cela produit sur l’image que votre prospect se fait de vous, de votre entreprise. De plus imaginez votre ressenti émotionnel à la fin de votre journée de travail.

La Prise de RDV téléphonique est sans aucun doute la première étape d’une relation commerciale. Dès lors il est crucial de soigner votre préparation pour tirer avantage de cet outil terriblement efficace.

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Pourquoi préparer sa prise de Rendez-vous ?

Pour améliorer sa prise de RDV, il faut  distinguer 3 grands points de préparation. 

Et tel un alpiniste en pleine ascension, pour pouvoir avancer vous devez être sûr de votre matériel, de votre physique et de votre mental. Se lancerait-il dans l’ascension d’une paroi ou d’une cascade de glace sans être sûr de son matériel ? Non, jamais.

C’est pourtant malheureusement le cas de la grande majorité des téléprospecteurs et commerciaux réalisant des appels sortants. Combien de fois avez-vous entendu votre nom écorché, vous êtes soudain devenue Madame au lieu de Monsieur, vous acceptez un éventuel RDV mais le commercial ne dispose pas de son agenda ouvert devant lui en connaissant éventuellement d’avance si Mardi prochain il est disponible. Prenez également grand soin de vérifier l’état de votre téléphone, de la ligne (si téléphone fixe ou IP), il est extrêmement déplaisant pour votre interlocuteur d’entendre des interférences, grésillements et autres bruits environnants.

Est-ce la peur de prendre un Rendez-vous ? Pourtant c’est l’objectif premier de votre campagne de phoning. 

Par conséquent une préparation courte ( préparer ses outils de travail, un agenda, de quoi prendre des notes à la volée, les informations sur la société et l’activité de votre suspect sont un minimum à préparer. Vous gagnerez en rapidité, en fluidité et serez détendu, de quoi améliorer efficacement sa prise de RDV.

De même certains pourront vous conseiller d’installer un miroir devant vous de tel à sorte à pouvoir vérifier quand bon vous semble que vous soyez souriant. Dans la mesure où le sourire s’entend au téléphone, vous devez l’exprimer physiquement pour que votre interlocuteur le ressente.

Etre sûr de son physique

Après s’être assuré de son matériel, vous allez pouvoir commencer à gravir la montagne Prospection Commerciale et atteindre le sommet de votre réussite. Néanmoins il faut s’assurer de sa préparation physique. Nous ne parlerons pas des bienfaits du sport et de l’exercice sur le corps et l’esprit, mais de votre tenue.

Avez-vous déjà remarqué que votre attitude, même au téléphone, est totalement différente en fonction des vêtements que vous portez ? Par conséquent soignez votre tenue, elle vous aidera dans votre quotidien ou tout au moins elle ne vous desservira pas dans vos concrétisations de prise de Rendez-vous. 

La prise de Rendez-vous téléphonique est comme une séduction, séduction très brève mais d’une intensité sans égale. Regardez et amusez-vous à décrypter la gestuelle des personnes qui vous entourent en fonction de leur tenue, celle-ci conditionne leur intonation de voix, leur gestuelle.

Au même titre que le sourire, votre gestuelle s’entend également au téléphone. Votre confiance en vous également.

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Votre voix doit refléter votre conviction

Maintenant il ne vous reste plus qu’à vous apprêter mentalement à réussir votre prise de Rendez-vous. Soyez détendu ! Votre préparation mentale est totalement liée et dépendante des deux premiers points. 

Dans le métier de commercial et/ou de téléopérateur, téléprospecteur, la bête noire est le « Jour sans ». C’est-à-dire que lors de votre session de phoning, cela ne va pas, ne concrétise pas. En réalité le jour sans c’est vous qui n’êtes pas là.

Vous êtes un professionnel de la Prise de RDV, vous devez être capable de rentrer dans votre bulle, votre univers, votre concentration afin de ne pas émettre de mauvais signaux à votre interlocuteur. En réalisant cela vous vous protégerez également de certains moments délicats et des émotions parasites reçues lors de certains appels.

Comment améliorer sa Prise de RDV ? Ne devenez jamais passif ! 

C’est vous qui présentez votre proposition en ayant le sourire et en adoptant ltat d’esprit adéquat. Beaucoup parle d’esprit du guerrier, mais ne soyez pas agressif pour autant. Préférez le roseau, il plie mais ne rompt jamais. 

Pour résumer et améliorer sa Prise de RDV :

Peu importe votre domaine d’activité ou le type de RDV que vous souhaitez obtenir, ces règles resteront valables et s’appliqueront chaque jour et pour toutes vos sessions d’appels. Vous pouvez également utiliser ces méthodes afin de préparer vos RDV physiques, vos salons et autres rencontres professionnelles.

Ne vous y trompez pas, la prospection téléphonique reste toujours un excellent canal pour toucher une large audience et être directement en contact avec de futurs clients. De plus son coût reste très abordable. 

Cependant la position que vous avez vis-à-vis de votre suspect change. En effet il est très facile pour votre interlocuteur de raccrocher, de poser le téléphone puis l’oublier, vous laissant seul et désespéré.

Soyez donc actif ! Appliquez ces conseils jusqu’à ce qu’ils deviennent instinctifs et vous améliorerez votre prise de RDV. Le plus délicat est d’ancrer ces habitudes afin qu’elles deviennent naturelles. Ensuite il ne vous restera plus qu’à vérifier de temps en temps que les mauvaises attitudes ne reviennent pas lors de votre Prise de RDV Téléphonique.