La prise de rdv / téléprospection

Prise de RDV – Qu’attendre de ce service ?

La Prise de RDV en Téléprospection est réalisée par des téléopérateurs et téléprospecteurs.

Cette externalisation vous permet de ne plus dépenser votre temps et votre énergie sur l’étape de la prospection. Confiée à un prestataire expérimenté et proche de vous, la Prise de RDV téléphonique est l’un des meilleurs moyens d’augmenter rapidement et significativement les Résultats commerciaux au sein d’une entreprise ou structure.

Peu importe le nombre de personne composant votre équipe, et même si vous êtes solo-preneur, l’économie de temps est considérable.

Au lieu de consacrer chaque jour énormément de temps à contacter vous-même vos prospects, vous démarrez votre journée en consultant votre Agenda mis-à-jour et en sachant directement quel prospect vous devez contacter ou rencontrer afin de parler de ses besoins concernant votre service ou produit.

En décrivant votre projet ci-dessous, nous serons en mesure de revenir vers vous avec une solution de développement commercial. Vous gagnerez du temps sur la mise en place de votre projet.

Les avantages de notre service de Prise de RDV

Nos téléopérateurs sont évalués par un bilan de compétences et classés par un système de notation. C’est vous qui choisissez le téléopérateur en fonction de sa voix, de sa réputation et de votre mission.

Engagement qualité

Nous œuvrons chaque jour pour améliorer notre service qualité et vous apporter plus, plus vite et mieux. Tous nos appels sont enregistrés afin de vérifier que chaque RDV pris avec l’un de vos prospect correspond parfaitement à vos attentes, selon le cahier des charges définis par vous en amont de la mission.

En cas de doute, ces enregistrements sont disponibles à l’écoute pour nos clients.

Vos besoins uniquement

Les résultats que nous devons obtenir sont vos résultats. Nous mettons tout en oeuvre afin d’effacer l’externalisation et de vous apporter un service complet qui s’intègre efficacement et durablement dans vos équipes et pour vos clients.

Nos collaborateurs téléopérateurs sont sélectionnés sur des critères bien précis, afin de correspondre à l’image que vous souhaitez donner à vos clients. Chaque téléopérateurs ne travaille que sur 1 ou 2 secteurs d’activité, afin d’augmenter l’expertise apportée.

Nos commerciaux sont ravis depuis qu’ils ne réalisent plus de prospection téléphonique.
Ils se concentrent sur leurs RDV et sont beaucoup plus disponibles pour nos clients. Campagne Prise de RDV 2018-2019

Prise de RDV, Vénus Concept

Comment se déroule le lancement d’une Prise de RDV ?

Mise en place de votre projet

En attendant notre premier contact pour finaliser votre projet. Vous pouvez encore gagner du temps en définissant les points ci-dessous. Ces points sont réellement stratégiques pour la réussite de votre mission.

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La Cible

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La Mission

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Le fichier

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Les supports

Votre cible en téléprospection

Après notre prise de contact et la compréhension de votre projet et de vos attentes, plusieurs étapes obligatoires sont à prévoir :

Premièrement, la définition de votre cible stratégique. Elle permettra de cibler correctement et efficacement vos futurs prospects dans le cadre d’un cold-calling (Appels à Froid) ou vos futurs clients pour une campagne sur fichier existant.

Ce sont les mêmes éléments que nous définissons comme « Avatar » ou « Personna ».

Prendre le temps nécessaire sur cette étape permet d’améliorer significativement la Prise de RDV.

Votre fichier client

Le Fichier Client est le nerf de la guerre ! Sans lui impossible de lancer une campagne. Un bon fichier entre les mains d’une équipe experte peut rapporter gros. Un mauvais fichier sera une perte de temps et d’argent surtout si vous l’avez acheté au mauvais endroit.

Votre fichier client / prospect ou suspect, selon l’étape à laquelle nous nous trouvons dans le processus commercial doit être quantitatif et qualitatif. Hormis si vous travaillez dans une niche très spécifique. Il doit être assez conséquent pour permettre de lancer une campagne de télémarketing dessus afin que les téléopérateurs ne se retrouvent bloqués faute de carburant pour continuer.

Il est nécessaire de prévoir cela afin de définir votre demande. En effet, une mission courte sera plus adaptée à un petit fichier, qu’une mission longue sur un fichier de 30 contacts.

Le nombre de contact nécessaire pour un fichier doit également correspondre à un rythme de travail cohérent. Par exemple un fichier BtoC doit pouvoir supporter un rythme d’appel pouvant aller jusqu’à 100 appels / heure avec beaucoup d’absents à certains moments. Un fichier BtoB nécessite moins de contacts en règle générale (en fonction de la mission bien-entendu). Si le but est de rentrer en contact avec des décisionnaires, il faudra parfois plus de 8 appels afin de parler au bon interlocuteur.

Bien entendu, notre expérience vous permets d’être serein sur cette étape cruciale. Nous pouvons soit vous fournir un fichier soit le créer pour vous en concordance avec vos exigences et votre demande.

La mission de Téléprospection

La mission de Téléprospection en elle-même doit être la plus claire possible afin d’atteindre et de dépasser vos objectifs. Cependant dans le cadre d’une mission avec une volumétrie particulière (par exemple 5 RDV maximum par semaine), nous ne pouvons dépasser la condition principale qui risquerait de vous mettre en difficulté.

Les missions en téléprospection sont les suivantes :

Qualification de Fichier (mission permettant la qualification de suspect à prospect)
Détection de Projet (mon suspect aurait-il en projet mon service / produit)
Prise de Rendez-vous en RDV physique ou RDV à distance (Skype / Téléphone)
Relances, fidélisation, campagnes promotionnelles, …
Réactivation de clients « perdus »

La mission doit être clairement définie en adéquation avec vos contraintes et processus commerciaux. Un Agent d’Assurance ou un Gestionnaire de Patrimoine par exemple doit tenir compte du fait que le 1er RDV est le début d’autres RDV (R1, R2, R3) avec une charge de travail entre et pour chaque RDV. Cela évite tout simplement d’être submergé de travail et de risquer de ne pas honorer de RDV, d’être en difficulté pour honorer la livraison de votre prestation, burn-out, …

La mission se définira par exemple comme telle :
5 RDV / semaine maximum soit 20 RDV par mois maximum.

La téléprospection étant malgré tout un discipline et une science inexacte peut être soumise à des aléas volumétriques indépendant de la compétence et de la volonté même du meilleur téléprospecteur au monde. Cependant notre grande expérience permet justement d’anticiper et de limiter ces fluctuations.

Les supports

Autre point essentiel pour réussir une mission et le support que vous pouvez fournir. En règle générale plus un téléprospecteur est équipé pour sa prise de RDV plus il sera performant.

Voici ci-dessous une liste de points essentiels :

Le Fichier client (bien entendu, nous pouvons également le fournir)
Un Argumentaire avec un fil rouge, c’est l’un des premiers critères pouvant valider vos critères de réussites. En suivant le script téléphonique préétabli, vous vous assurez que le RDV sera conforme à vos exigences et sans surprise.
Une liste d’objections commerciales, il s’agit de recenser les objections rencontrées dans votre activité. Elles peuvent être plus spécifiques selon l’activité réalisée. Avec un tel fichier c’est une économie importante de temps car le téléopérateur peut pallier bien souvent sa non-maîtrise de votre domaine d’activité. Car après tout vous êtes l’expert dans votre domaine.
Des supports visuels (plaquettes, flyers, brochures) permettant l’apprentissage de vos produits ou services. Dans un deuxième temps ces supports peuvent servir à l’envoi de mails d’informations lors de la campagne de prise de RDV.
Une adresse mail dédiée (avec ou sans Agenda partagé) pour envoyer les supports précédemment cités et vous faire économiser plus de temps. Nous pourrons également envoyer mails et SMS de confirmation.
Votre expérience.